商务管理系统
Leap

上海市劳动和社会保障局信息中心商务组担负了全局的信息化建设与维护等各类项目的审批及管理工作，包括用户需求的审核；对于预备实施项目的立项；发标、开标、读标、询标、专家评审、商务谈判整个过程的管理；合同审核；价格监督；付款管理等多个步骤。在项目的招投标过程中涉及到大量的文档整理、对比、保存工作；在项目的后期涉及到对于合同的执行节点的及时监控，及付款的条件审核，付款的情况记录。各项目的管理是一个复杂的过程，而商务管理更是一个严密的工作。信息中心商务组每年管理的项目上百个，项目类型众多，同时需对专项经费进行严格管理，因而提出了该开发需求。

该系统开发立足于信息中心商务组目前工作的迫切需求，通过该系统，实现对于商务组各项目的统一管理、记录、查询，使整个的项目管理流程清晰化、标准化、透明化，处理过程更为快捷，而且所有参与该项目工作流的人均可监视整个过程，更为重要的是，对于合同的审核过程、付款的审核过程更为严密。同时该系统与文档管理系统采用统一界面入口，与档管理系统、合同管理系统进行集成，扩大了OA系统应用的深度和广度。

该系统操作人员包括信息中心领导和部门其他人员以及可能涉及的其他部门有关人员，因为用户当前已经使用了Lotus Domino/Notes平台进行有关的日常办公和邮件收发，对于Lotus Notes的操作界面和操作习惯比较熟悉，所以对于基于NOTES开发的本系统将来的操作使用比较容易接受。

通过Lotus Domino/Designer平台，管理员可自定义该系统的“上传合同到SQL数据库”的代理运行时间，可自定义“邮件催办”代理的运行时间及频率，还可自定义“合同到期提醒”和“付款到期提醒”的运行时间。通过从后台对系统进行一些简单的配置，不仅加大了程序的灵活性，同时也适应了不同客户的个性化自定义需要。对于正在使用Lotus Sametime软件的客户，本系统提供可扩展的与Sametime相结合的在线交流功能，当用户查看申请单进展情况时，在“待审批人”旁会显示该用户是否在线的图标，用户点击在线图标，可即时与特定审批人进行在线沟通交流，同样审批人也可以通过在线图标与申请人进行沟通，良好的沟通可使审批过程更为高效，能够在一定程度上避免因沟通不畅造成申请单长时间停滞的问题。

系统其它功能简介：

a)生成有特定主旨的电子邮件

系统在项目审批状态（同意或不同意）、付款情况等发生变化，或者发生自动或手动（强插）催办时，会生成电子邮件，发送给相关人员。

生成的电子邮件，系统会根据不同的情况，确定不同的邮件主旨。方便用户在其邮件系统中很容易地识别本系统生成的邮件

b)自动催办

i.在审批流程中，如果某个环节的审批人在设定的催办时间内，未作出审批意见，则系统将动向该审批人发出催办电子邮件。

ii.邮件主旨为“[商务系统]xxx项目在您处审批的时间已超过规定的期限，请从速审批。”

iii.邮件内容包含：项目编号、项目名称、当前审批环节、要求完成的日期、催办的日期、项目责任部门和责任人，以及该文档的链接。

c)强插催办

根据当前选定的项目，发出催办邮件。

i.前提：当前用户有催办的权限。

ii.被催办的对象限定为规定流程中第一个尚未审批的办理人。

iii.提供“立即催办”、“指定日期催办”的选项。

iv.催办界面上应显示系统内定的“要求时间”和“催办时间”。

v. 默认邮件主旨为“[商务系统]请您对xxx项目作出审批意见。”

vi.默认的邮件内容中包含：项目编号、项目名称、当前审批环节、要求完成的日期、催办的日期、项目责任部门、责任人和催办人，以及该文档的链接。

d)项目跟踪

当用户查看一个项目某一阶段的文档时，可以点击“查询”按钮，查看整个项目所有阶段的文档详情，及时掌握项目进度。

e)自定义审批流程

f)自定义访问权限

g)自定义项目相关可选项